Víctor Hugo Arévalo Jordán.

Aprobado por las VII JORNADAS DE ARCHIVEROS DEL PODER EJECUTIVO Y ORGANISMOS DESCENTRALIZADOS DE LA PROVINCIA DE SANTA FE.

Santa Fe, 1985.

En el mes de agosto de 1983, al término de las V Jornadas de Archiveros del Poder Ejecutivo y Organismos descentralizados de la provincia de Santa Fe, se distribuyó entre los asistentes el Cuestionario de Archivos. Posteriormente se distribuyó el cuestionario a funcionarios archiveros que no asistieron a las jornadas citadas, con el objeto de lograr un panorama completo de la situación de los archivos de la provincia. Respondieron al cuestionario de 34 entidades, las que enumeramos de acuerdo al orden de llegada:

Con el fin de obtener un mayor acercamiento a la realidad archivística de la Provincia de Santa Fe, se utilizó el cuestionario sobre la base del trabajo efectuado por el doctor Gunnar Mendoza. Este cuestionario presenta aspectos principales del quehacer archivístico, siendo a nuestro juicio uno de los más completos y comprensibles para un trabajo como el efectuado.

1. En un local único, b) En varios locales.

De los 34 cuestionarios respondidos, se obtiene un total de 43 archivos relevados.

c) El espacio que ocupa el archivo:

1- Es especial para archivos:

2- Es adaptado?:

3- Es fiscal?:

4- Es alquilado?:

5- Permite una distribución racionalizada y diferenciada de áreas para trabajo personal, para investigar, para exposición, y para almacenamiento de documentos?:

6- U obliga por su estrechez a una promiscuidad de esas y otras funciones?:

7- Cuenta con superficies suficientes para recibir en custodia nuevas documentaciones?:

Solamente 6 archivos respondieron la cantidad de metros lineales que pueden aún recibir de documentación, sumando una cifra de 216 ml.

8- Es satisfactorio desde el punto de vista de la salud y de la integridad física del personal?:

9- Es satisfactorio para la preservación del fondo documental?:

d) Qué superficie total en metros cuadrados tiene todo el espacio que ocupa actualmente el archivo?:

Respondieron sólo 24, de los cuales se obtiene una cifra de 2.756,5 metros cuadrados, existiendo variantes de archivos que poseen 2.10 metros cuadrados hasta 730.98 metros cuadrados, éste último corresponde al Archivo Histórico, correspondiente al Archivo General de la Provincia.

e) Existe alguna posibilidad efectiva y pronta de obtener para el archivo un local propio?:

Equipo:

Limpieza y desinfección:

Cuenta el archivo con éste equipo para tratar los documentos a su ingreso?:

Estantería:

1) Es de madera?:

2) Es de metal?:

3) Es de altura máxima adecuada (2.20)?:

4) Abastece para todo el fondo en custodia en este momento?:

5) Si no abastece, cuántos metros suplementarios y lineales se necesitarían en ese momento?:

Respondieron 8 de los cuales se obtiene una cifra de 1352 metros lineales.

6) Hay la presente, material documental que se conserva sobre mesas o sobre el suelo por falta de estantes?: En caso afirmativo cuántos metros lineales?:

De las respuestas obtenidas se deduce que 625 metros lineales se conservan fuera de estanterías.

Reproducción:

1) Cuenta el archivo con equipo de micropelícula para toma?, y Lectura?,

2) Copias fotostáticas?:

3) Otros medios de reproducción?:

Las respuestas afirmativas se refirieron sobre todo a documentos producidos por ordenadores.

4) Existe alguna posibilidad efectiva de adquirir alguno de estos equipos?:

PRESERVACION Y RESTAURACION

1) Existe un equipo de encuadernación?:

2) Existe un equipo de restauración?:

La respuesta afirmativa corresponde al Ministerio de Educación.

3)En caso contrario, hay posibilidades de adquirirlo?:

Las respuestas afirmativas corresponden a:

• Caja de Jubilaciones y pensiones de Abogados y Procuradores.
• Poder Legislativo.

4)Si existen estos equipos, de qué elementos constan?:

Las respuestas afirmativas al 1) corresponden generalmente a organismos que cuentan con imprenta.

La respuesta afirmativa al 2) corresponde a material escritorio empleado en las restauraciones: tijeras, cintas, adhesivas, etc..

5) se restauran documentos de todas maneras; aun no existiendo un equipo especial?:

Clases:

El fondo documental, está constituido por documentos:

l)Textuales:

a)manuscritos?

b)dactilográficos:

c)impresos:

d)producidos por otros medios?:

2) Audiovisuales:

a)fotografías fijas?

b)películas móviles?

La respuesta afirmativa corresponde al Archivo Intermedio.

c)cintas magnetifónicas?:

d)discos?.

3)Cartográfico: a)mapas, b)planos, c)croquis.

Alcance cronológico:

Los documentos comprenden: 1) Documentación histórica (antes de l953)

2)Documentación administrativa (después de 1953)

Cantidad: cuál es la longitud total en metros lineales de la documentación que conserva el archivo?:

De las 23 respuestas obtenidas, se desprende la suma de 17.252.25 metros lineales. Mínima cantidad de 4.20 metros, cantidad máxima de 11.324 metros lineales.

Procedencia: Los documentos que se conservan en el archivo son: 1) Oficiales?:

2) Privados?:

Transferencia: 1) su entidad transfiere sus documentos al Archivo General de la Provincia?

2) Esta transferencia es: a)contínua, b) ocasional.

Para a) obtenemos solo un caso afirmativo, correspondiente al Ministerio de Educación y Cultura, recopilación de Normas Legales.

Para b) se obtuvieron 6 casos afirmativos solamente, equivalente a 17.64%

Selección y eliminación: 1) se practica en el archivo la selección y eliminación de papeles superfluos?

2) Los documentos están: a) en cajas de cartón

b) en paquetes:

c) en empastados:

d) en cartapacios

e) en hojas sueltas sin protección:

3) Qué proporción aproximada del total de la documentación se encuentra en mal estado por cualquier causa de deterioración?

De los 16 casos que respondieron se obtiene un promedio del 19.56% de documentación deteriorada.

4) Cuáles son los principales agentes de deterioración?:

Micro-organismos:

De 9 casos se obtiene el promedio de 2.88.-

Insectos:

De 17 casos se obtiene el promedio de 2.05.-

Roedores:

De 10 casos se obtiene el promedio de 3.3.-

Murciélagos:

De 2 casos se obtiene el promedio de 2.5.-

Fuego:

De un caso se obtiene el promedio de 1.-

Calor:

De 8 casos se obtiene el promedio de 2.62.-

Humedad:

De 16 casos presentados equivale al 47.05% se obtiene un promedio general de 2.56.-

Polvo:

De 16 casos presentados equivale al 47.05% se obtiene un promedio general de 2.62.-

Suciedad:

De 11 casos presentados se obtiene un promedio de 2.-

Manipulación:

De 14 casos presentados se obtiene un promedio de 2.-

Contaminación atmosférica:

De 4 casos presentados se obtiene un promedio de 1.-

Mala calidad de papel:

De 6 casos presentados se obtiene un promedio de 1.66.-

Mala calidad de tinta:

De 7 casos presentados se obtiene un promedio de 1.57.-

Ordenación:

Las documentaciones inactivas han ingresado al archivo y se conservan en él separadas según su procedencia administrativa?:

Ingresaron esos documentos con sus procedencias mezclados y confundidos?.

Si ellas se conservan en el archivo separadas según su procedencia administrativa, se conservan también, dentro de cada grupo documental, los subgrupos y series originales?;

Las documentaciones que se conservan en el archivo son: a)Completas y contínuas:

b)Fragmentarias?:

Se han hecho en el archivo separaciones de ciertos documentos (segregándolos de sus grupos originales) por atribuirles algún carácter especial?:

Descripción: Existen auxiliares descriptivos de todo el fondo documental que se conserva en el archivo?

Las respuestas afirmativas corresponden en su generalidad a inventarios, suman 228 metros lineales sin auxiliares descriptivos.

Se aplica en el archivo la técnica de: a) descripción colectiva, por grupos, subgrupos, o series documentales?:

Existe una guía general de archivo?:

Los catálogos o instrumentos descriptivos están en:

a) fichas; 11 afirmaciones equivale al 32.35%

b) en páginas; 18 afirmaciones equivale al 52.94%

c) publicados; 2 afirmaciones equivale al 5.88%

d) inéditos; 6 afirmaciones, equivale al 17.64%

Publicación:

Referente a la publicación, permanente u ocasional respondieron afirmaciones sólo 2 casos.

SITUACION ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO:

No existe uniformidad en cuanto a la ubicación de los archivos dentro de las estructuras administrativas, existiendo desde simples oficinas hasta el nivel de División. Lo mismo sucede en cuanto a la estructura interna de los archivos mismos.

Sólo 4 archivos afirmaron tener un reglamento interno, equivale al 11.76%

Se encuentra el archivo comprendido dentro de la planificación de la oficina?

Existe cualquier otro proyecto de reforma o racionalización administrativa relativo al archivo?

PERSONAL DE EMPLEADOS DEL ARCHIVO:

Situación Económica:

Existe una variedad no uniforme de niveles de empleados del archivo, desde el nivel 19 hasta el 10. Correspondiendo en 70.58 de los casos a escalas preestablecidas y generales de sueldos dentro de la administración pública?:

Situación Profesional: El ingreso del funcionario al personal del archivo está sujeto a: a) Concursos?:

b) examen de idoneidad?;

c) a alguna otra norma de competencia profesional?

Cuantos miembros del personal poseen título profesional o han seguido cursos ocasionales?

Aproximadamente 20 personas de 8 archivos han seguido cursos dictados por el Archivo General de la Provincia, o por Organización y Métodos de la Gobernación, y asistencia a las Jornadas. El Archivo General de la Provincia posee tres profesionales que han seguido becas en España y en Córdoba.

Situación Cuantitativa:

El número de funcionarios técnicos administrativos y de servicio con que cuenta el archivo: 1)Es suficiente para sus necesidades presentes?

2) Cuántos funcionarios más serían necesarios:

De 5 respuestas afirmativas se desprende el total de 12 empleados necesarios.

PRESUPUESTOS Y GASTOS:

a) aparte del presupuesto de retribuciones al personal, cuenta el archivo con el presupuesto ordinario de gastos?.

Sólo 5 respuestas afirmativas (14.71%)

b) Este presupuesto de gastos es suficiente para las necesidades actuales del archivo?:

1 respuesta afirmativa (2.94%)

c) Si no existe un presupuesto ordinario de gastos, cuenta el archivo con algunas asignaciones extraordinarias?

4 casos afirmativos (11.76%)

Consulta general:

Utiliza el público en general las documentaciones del archivo para trámites personales?

14 casos afirmativos (41.17%)

Se exigen requisitos especiales a los usuarios para este servicio?

11 casos afirmativos (82.35%)

Todos los casos exigen documentación de identificación.

Santa Fe, 24 de Agosto, 1985.