Cuando hablamos del término archivo, se nos presenta como primera imagen documentos antiguos relacionados con el tiempo y el hombre, lo cual es cierto, existe una relación intrínseca entre el documento y el ser humano, y especialmente con su evolución.

La historia se fundamenta esencialmente en documentos que se producen como consecuencia de la actividad humana, produciendo al mismo tiempo, las bases del conocimiento para las generaciones posteriores.

La base del desarrollo del conocimiento y de la humanidad es la idea, para ello la idea necesariamente tiene que petrificarse en algún soporte para que no sufra alteraciones propias del tiempo y de la interpretación errónea.

Todo esto constituye una cadena de desarrollo que influye en el pensamiento, cada vez más amplio, y de sus formas esenciales: el filosófico y el científico.

Uno de los factores esenciales para el desarrollo amplio del conocimiento ha sido el progreso de las técnicas de comunicación masiva. Vivimos en un mundo de investigadores que permanentemente demandan información. Pero al mismo tiempo comprendemos que las ciencias no se encuentran aisladas, no pueden desarrollar por sí solas, permanentemente se relacionan, se auxilian.

Se modifica continuamente la metodología que nos permite una interpretación más adecuada del universo.

La Archivología también ha sido afectada por estos cambios, es más, para lograr un conocimiento más amplio se auxilia de otros conocimientos, de las disciplinas administrativas, de la paleografía, esencialmente de la diplomática, de la historia. Al mismo tiempo que se relaciona con conocimientos afines como la biblioteconomía y la documentología, éstas últimas similares a la Archivología, formando un sistema de conocimientos y aplicaciones cuyo objetivo principal es la información.

Etimológicamente la palabra sistema deriva de los vocablos griegos "syn"- justamente y "stesai"- causa, forma; términos empleados por Platón y Aristóteles. Pero no adquiere importancia hasta la edad moderna, con actualización de Linneo, y de Kant que aproxima a una definición del sistema como la unidad del conocimiento bajo una sola idea, concepto aparentemente simple, pero que puede aplicarse a la Archivología.

Existen en la actualidad una multitud de definiciones sobre el sistema, por la misma razón que existen aplicaciones de la teoría en todos los campos científicos. La definición más común lo considera como el conjunto ordenado de entes (o componentes)- independientes en sí mismos, que están en interrelación entre sí y el medio que lo rodea, siendo interactuantes tienen la finalidad de lograr objetivos determinados.

Si aplicamos este concepto a las ciencias de la documentación, obtenemos como conjunto a la Archivología, Biblioteconomía, Documentología, que son independientes por sí mismos, independiente en el sentido que cada uno subsiste y desarrolla independientemente, con sus métodos característicos; que se encuentran interrelacionadas por tener similitudes en las técnicas documentales y sobre todo por estar íntimamente unidos por un aspecto; los documentos.

Son interactuantes por las similitudes y diferencias que se prestan en cada componente, sobre todo la finalidad de lograr objetivos determinados que es un factor común para las tres ramas: la información.

De la misma forma, se puede aplicar la definición de sistemas a la Archivología, específicamente, el archivo es un sistema, veamos: las múltiples actividades que se realizan en el ámbito administrativo son fuentes generadoras de documentos, como hemos observado en capítulos anteriores: estos documentos "alimentan" al archivo, el conjunto ordenado de componentes es una clara referencia a las operaciones técnicas que se realizan dentro del Archivo, como ser las técnicas de almacenamiento, las técnicas interpretativas, descriptivas, documentales entre sí, teniendo por finalidad principal el servicio al usuario.

Para profundizar un poco más observemos otras definiciones: S. J. Dronick, en su trabajo Teoría de Sistemas (System Theory), se refiere al sistema como un dispositivo que capta una o más entradas y que genera una o más salidas. Quizás esta definición es más cercana a la realidad archivística. El vocablo dispositivo como "de lo que dispone" no siempre implica mecanismos automáticos, por lo que correspondería a las técnicas empleadas en los Archivos para obtener resultados satisfactorios, siempre en función del servicio al usuario, o salidas de la información.

CUADRO: SISTEMA DE ARCHIVO

Conviene detenernos un poco más en este aspecto. Comencemos primero por el concepto de que toda organización es susceptible de ser un sistema, por el mismo hecho de que organismo, responde a organización, órgano, es un conjunto ordenado de entes (ministerios, gobierno, o los tres poderes, ejecutivo, judicial), interrelacionados, interactuantes y que tienen el fin de lograr el bien común. Pero este sistema está integrado por otros sistemas que lo componen, como ser cada uno de los poderes, los cuales a su vez se constituyen en sistemas; podemos desmenuzar de esta manera hasta llegar a una unidad no desmenuzable, no divisible. Dentro de esta organización es que se encuentra el archivo, sea histórico, sea intermedio, central o como quiera llamársele, por la misma razón que la documentación como producto de actividades involucra a los diferentes sistemas que componen el estado. De esta forma, el Archivo se encuentra en relación interna y externa; considerándose un sistema abierto, observamos posteriormente estos detalles.

Cada una de las técnicas empleadas por el Archivo también constituyen sistemas o subsistemas, para ello es necesario analizar hasta qué punto podemos decir sistema.

Recepción.- Como conjunto de actividades para efectuar la recepción, control del trámite y distribución del documento.

Ordenación y Clasificación.- Como el conjunto de actividades que se realizan para acondicionar los documentos de acuerdo a normas establecidas. Veamos cada una de estas actividades.

Descripción.- Como apertura de sistemas de recuperación del documento y de la documentación.

 Cada uno de los auxiliares descriptivos, a su vez constituyen microsistemas, por la variedad de elementos que se emplean para conformar una información adecuada.

Selección.- Como apertura de sistemas que permiten valorizar los documentos por su contenido:

 Por cualquier ángulo que observemos a la Archivología, constatamos que se trata de un sistema conformado por microsistemas, lo que hace que su naturaleza como cuerpo de estudio tenga un carácter especial dentro de las ciencias de la documentación. Lo que implica que sea aceptada dentro del concepto moderno de sistema como conjuntos organizados, pertenecientes a campos científicos diferentes, que muestran estructuras y compartimentos isomorfos, reducibles a un tratamiento común.

LA ARCHIVOLOGIA

EN LA CLASIFICACION DE SISTEMAS:

En primer lugar tenemos en cuenta los sistemas por su naturaleza que pueden ser dos:

Sistemas naturales: son aquellos en los cuales no interviene la mano del hombre como productor del sistema. P. E. Sistema circulatorio, respiratorio, etc.

Sistemas creados: son aquellos en los cuales interviene el hombre como ente productor del sistema. P. E. Sistema educativo, religioso, deportivo, etc.

La Archivología, típico producto humano, corresponde entonces a los sistemas creados.

Estos sistemas creados o naturales, serán a su vez, por su contenido simples y complejos.

Sistema simple: cuando sus partes son perfectamente identificables y unitarios p.e. la familia.

Sistema complejo: cuando sus partes son susceptibles de conformar sistemas y subsistemas.

Por el concepto que tenemos del sistema también podemos clasificar en sistemas principales y en subsistemas.

Sistemas principales: cuando se considera al sistema como un todo generalizado.

Subsistemas: Cuando sus componentes son susceptibles de descomponerse en otros subsistemas de menor jerarquía, hasta llegar a un elemento único no descomponible, el cual denominamos "unidad básica del sistema".

La Archivología sería entonces un sistema complejo y principal. La unidad básica del sistema, propiamente sería el dato, el conjunto de datos que conforman la información. El documento resulta ser un microsistema puesto que es susceptible de ser descompuesto en componentes.

Analicemos:

Por otro lado, para que un sistema sea considerado como tal, debe cumplir con algunos requisitos independientes de la estructura:

Entes: que son los componentes o elementos básicos, en el caso del documento los elementos base serán el soporte y la información. Si tomamos en cuenta la Archivología como sistema principal, tendremos como elementos de base a documentos, o como unidades básicas del sistema de archivos.

Medios: como elementos manipulables, de modo que los elementos interactuantes tengan los medios adecuados para conformar el todo organizado. Los elementos manipulables de la Archivología estarían compuestos en su mayoría por los principios, de unificación, de procedencia, de selección.

Condiciones: como elementos no manipulables. En las ciencias de la documentación tenemos elementos no manipulables por los cuales los documentos se identifican en razón de la actividad productora de documentos; concretamente en la Archivología, los elementos no manipulables conforman las técnicas que integran la estructura sistemática. Esencialmente serían, la recepción, la ordenación y clasificación y la descripción.

Fines: como elemento consecuente, lo cual presenta esencialmente dos aspectos, el servicio y la información.

Estas condiciones nos permiten ingresar en otras clasificaciones de los sistemas, los sistemas abiertos y los sistemas cerrados.

Sistemas abiertos: estos sistemas consideran las siguientes necesidades o particularidades:

- Establecen relaciones con el medio, lo cual es manifiesto en la Archivología, puesto que está íntimamente ligada a la entidad productora en la recepción documental como en la distribución de la información.

- Tienen la comunicación como un factor esencial, los archivos, una vez efectuada su labor documental, cumplen ampliamente con este factor al proveer la información a una gama de usuarios, estableciéndose así una comunicación continua.

- Tiende al equilibro dinámico; al efectuar una recepción documental, realizar las operaciones de modo que lo substancial de la información se pueda proyectar al medio social que los rodea, los archivos tienden al equilibrio dinámico, logrando superar el estatismo del concepto tradicional que se tenía de ellos.

- Los sistemas abiertos, crecen, decrecen y se autodestruyen; crecen cuando los ingresos documentales exceden a la estructura interna. Cuando los ingresos documentales son menores a la estructura, el sistema decrece. Si las estructuras no son capaces de modificarse de acuerdo con estos índices de crecimiento y decrecimiento, el archivo se autodestruye, se convierte en elemento estanco, obsoleto para cumplir los fines a los que está destinado.

- Los sistemas abiertos son autorregulables y selectivos, en razón de las necesidades de crecimiento o decrecimiento, la estructura puede ser regulable utilizando inclusive la selección como medio para cubrir las deficiencias estructurales.

Los Sistemas Cerrados: como es de suponer, los sistemas cerrados son lo opuesto al de los abiertos, no establecen relaciones con el medio que lo rodea, si bien son autorregulables, no son selectivos porque no tienen los elementos susceptibles de la selección. Al no tener un equilibrio en cuanto a ingreso de documentación y salida de información, tiende a transmutarse, y necesariamente está destinado a cumplir un fin prefijado.

Concluimos entonces que un archivo es un sistema abierto.

Al hablar de los sistemas, continuamente enunciamos los términos estructura y actividades, en los sistemas abiertos o cerrados, es necesario entonces conceptuar:

La estructura de un sistema: como la dimensión organizativa; esta dimensión organizativa, está constituida por elementos o componentes esenciales que internamente cumplen una interrelación de modo que no existan elementos o componentes superficiales.

La conducta de un sistema: como dimensión de funcionamiento, conformando el conjunto de actividades producidas dentro del sistema para relacionar y mantener la dimensión estructural y para lograr los estados de receptabilidad y comunicación del medio.

En los capítulos anteriores hablamos de la organización del archivo, como un elemento orgánico dentro de una organización mayor, lo cual conforma una estructura de carácter administrativo.

Una organización es un todo integrado donde sus componentes están relacionados por la operación total. Esa estructura total está creada por múltiples sistemas arreglados por orden jerárquico, en donde la salida de un determinado sistema es la entrada de otro sistema. Estos elementos se interrelacionan en el proceso, coincidiendo hacia una salida o producto que hace coincidir con la esencia del sistema, es decir, de un archivo sólo puede salir documentos o información en cualquiera de sus formas. La eficacia de ese sistema estará controlada o regulada en razón de la alimentación que tengan, si su archivo no recibe la documentación en forma permanente, menos puede servir la información que de él se requiere. Todo este fenómeno se unifica en un medio o ambiente como conjunto de circunstancias y condiciones externas e internas que influyen en el sistema, siendo enorme la gama de factores o variables que ejercen su influencia, hasta convertir a cada archivo en una unidad identificable y distinta de los demás de su especie.

Tenemos entonces nuevos elementos a ser estudiados en el sistema.

Entrada: Es todo elemento que se incorpora al sistema para contribuir al logro del objetivo prefijado. El ingreso documental tendrá por objeto preparar la información adecuada a las necesidades de la entidad productora, y la investigación posteriormente.

Proceso: Es el camino ordenado que siguen los elementos de entrada en su interacción para transformarse en el producto esperado. Básicamente el proceso en el archivo se identifica con las técnicas operacionales.

Salida: como producto del sistema.

Retroalimentación: o alimentación, proceso en el cual toda información referente al desempeño del producto se compara con el objetivo esperado para analizar nuevamente las entradas y el proceso del sistema, regulando orientando y evaluando las entradas y procesos. El objetivo básico de la Retroalimentación es mantener o retroalimentar un resultado para que satisfaga los requerimientos del sistema.

Por la forma del sistema también tenemos una clasificación, en sistema reticular y sistema celular.

Sistema reticular: como su nombre lo indica, el sistema está conformado por elementos que forman una red, los componentes se denominan nodos, cubiertos sólo por una entrada y una salida.

Sistema celular: que es el más apropiado para los archivos, este sistema tiene la característica de que los nodos tienen más de una entrada y más de una salida, lo que les permite unirse a otros sistemas celulares hasta conformar un órgano (organismos).

Por su jerarquía y de acuerdo con la complejidad del sistema, podemos clasificar como:

Hipersistema

Supersistema

Macrosistema

Mesosistema

Sistema

Subsistema

Microsistema

Lo cual se considera que después del Microsistema tendremos la unidad básica del sistema.

Por su evolución, los sistemas se clasifican como sistema individual, social, ecológico, correspondiendo a la Archivología el sistema social.

No nos corresponde ingresar en otros tipos de clasificación por no ser de interés para la rama que tratamos, si bien existen posibilidades de analizar otras clasificaciones, pero se considera suficiente para el fin propuesto, el de establecer las relaciones existentes entre la Archivología y la teoría de sistemas.

Diversos sistemas estudiados, científicamente, han dado lugar a que plantearan aspectos teóricos que fueron conformando la teoría de sistema que debe ser considerada como un proceso analítico-sintético para el objeto y sujeto que estudia las relaciones con su entorno. Como observamos al principio, el enfoque no es nuevo. Platón, en su obra "La República" utiliza un enfoque sistemático para lograr un modelo de la ciudad estado, en la actualidad se puede considerar al enfoque de sistemas como una aplicación de Análisis y la Síntesis del sistema, dentro de un proceso coherente y lógico para analizar en forma ordenada las necesidades y sus posibles soluciones.

Para lograr entonces, un enfoque adecuado de los sistemas, será necesario efectuar algunos pasos que nos permitan satisfacer los objetivos determinados, tenemos:

1) Identificación: consiste en aislar las necesidades reales que demandan soluciones para la buena ejecución del sistema.

2) Definición: Es necesario tener definidos los objetivos principales y los secundarios que puede brindar el sistema. También es conveniente definir limitaciones, jurisdicción y presiones del sistema, sea en forma global, totalizando todos sus aspectos, sea en algunos componentes del sistema y del ambiente en el cual se desenvuelve.

3) Análisis: de los recursos humanos y económicos, cuando se trata de sistemas en los que intervienen estos sistemas.

4) Selección: Primeramente deberán formularse las diversas alternativas que pueden brindar soluciones en los distintos campos del sistema, posteriormente seleccionar hasta lograr un resultado óptimo. Esta alternativa será implementada en la medida que los resultados cumplan los objetivos trazados.

5) Control y Evaluación: el control y la evaluación deberán realizarse en el desempeño del proceso y de los resultados obtenidos.

De acuerdo con estos aspectos estudiados, enfocar un sistema es estudiar técnicas analíticas de planificación, estructuración y control, pudiendo ser aplicados a las distintas funciones de administración, trámites y el desarrollo que se efectúa en los archivos.

Cuando se habla de análisis de sistemas, nos referimos esencialmente a la creación de sistemas para cubrir necesidades vigentes, o la mejora de uno existente porque no cubre todas las necesidades y exigencias presentadas. En los procesos de análisis se consideran esencialmente tres aspectos:

Estructural,

Funcional,

Relacional.

Como su nombre lo indica, el análisis estructural consistirá en un medio de estudio de cada uno de los elementos o componentes del sistema. En el caso del archivo, es efectuar un estudio de las características de una de las técnicas operacionales y su relación con el conjunto. Los costos que suponen cada una de estas técnicas, el personal adecuado que ha de desarrollar las actividades, los medios económicos, edificios y de equipo serán considerados como factores que pueden afectar a la estructura del sistema.

Al efectuar el estudio estructural, necesariamente se presentarán los problemas de funcionamiento, lo que nos llevará al análisis funcional, el cual necesariamente nos conducirá a los fines de servicio e información como objetivo principales del archivo.

Una vez concretadas las estructuras y su funcionamiento, se amplía hacia el análisis relacional, es decir, las relaciones internas y externas con el medio ambiente, en el cual se desenvuelve el sistema, en nuestro caso, el archivo. Conviene especificar esta parte, el análisis se realizar sobre:

• los modos de recepción de fondos,
• los tipos de información proporcionados,
• estudio de sectores que utilizan la información,
• publicidad y edición de cuerpos documentales,
• conocimiento de los usuarios.

De acuerdo con los tres aspectos tomados en cuenta para el análisis de sistemas, en relación con los archivos, es necesario tomar en cuenta:

• el tipo de sistema a emplear en archivos,
• determinación concreta de los objetivos,
• estructuración del sistema,
• funciones del sistema,
• objetivos primarios y secundarios,
• utilización del sistema,
• planificación a corto, mediano y largo plazo,
• posibilidades de modernización del sistema.

En forma detallada, al efectuar el análisis del sistema tendremos en cuenta:

• Identificación de los componentes del sistema,
• Estudiar las estructuras, sectorial y total, interna y externa, internacional o independiente del sistema.
• Investigar los procesos, analizando la funcionalidad y fluidez de actividades.
• Identificar factores, relaciones y problemas relevantes o importantes para el sistema.
• Analizar tareas, métodos y medios.
• Reunir y clasificar toda la información correspondiente a la sistematización del archivo.
• -Proporcionar criterios que puedan derivar en alternativas del sistema.

Una vez realizada la labor de análisis, pasamos al proceso de síntesis del sistema, que, al igual que el análisis, estará compuesta por tres aspectos esenciales, incluyendo un factor condicionante, de donde tenemos:

• Síntesis estructural,
• Síntesis funcional,
• Síntesis relacional,
• Síntesis histórica.

Durante el proceso de síntesis se estudian las diferencias entre las combinaciones de los elementos y sus relaciones por separado, pero considerado siempre como partes de un todo.

Se incluye la Síntesis histórica, como medio de comprensión del desarrollo del sistema, se realizará su propio historial a fin de evaluar sus distintas etapas y las experiencias anteriores de modo que podamos comparar resultados.

Todo lo expuesto, nos permite estudiar al sistema y sus procesos, utilizando modelos de simulación sistemáticos, es decir, utilizando modelos sobre bases reales, para determinar el comportamiento del sistema por aplicarse.