Ana M. Cecchini de Dallo

Concepto: son aquellas colecciones de papeles que han pertenecido a un hombre público (político, científico, literato, artista en general, etc.) o a una familia de importancia histórica notoria.

ARCHIVOS PRIVADOS: Son aquellos grupos documentales que han pertenecido a una institución o a un hombre público (político, científico o literato, artista en general, etc.) o a una familia de importancia histórica notoria que presenta de modo más o menos completo la actividad o la vida del personaje, institución o grupo familiar al que pertenecieron.

Colección: Es un grupo de papeles pertenecientes a una institución, persona o grupo familiar que sólo reúne documentos dispersos de la vida del individuo, institución o grupo que le originó.

Trascendencia Histórica: Al definirlos ya queda precisado el interés y destacado papel que tales archivos o colecciones poseen para el estudio de la historia en cualquiera de sus áreas. Estos documentos reflejan las relaciones políticas, comerciales, de amistad, protocolares, la ideología, los sentimientos, o la obra que el causante, mantuvo, produjo y/o provocó durante su vida.-

Ingreso al archivo oficial: Puede darse por donación, compra o traslado al dejar de existir, una institución en cumplimiento de la Ley 5516.

Denominación de las colecciones y archivos privados: Debe procurar asignárseles nombres que respondan al contenido de las mismas, único modo de que al mencionarlos en Guías, Indices o Catálogos, el investigador capte rápidamente las posibilidades heurísticas que ella brinda.

Sucede con frecuencia que el donante no se llama de igual modo que el causante, y la colección o archivo toma el nombre del primero que no se corresponde con los documentos que la integran . Este problema puede y debe solucionarse, designando como colección... Donación... o Archivo...... Donación: Ejemplo: Archivo José Rodriguez - M. Galisteo, Donación, Esmeralda R.G. de Pujato.-

Tipos Documentales: Las colecciones y archivos particulares pueden ofrecer infinita variedad de modelos documentales, tanto como presenta a lo largo de la vida de un individuo o de un grupo familiar. Se trata de presentar a continuación los más comunes:

• Correspondencia recibida
• Correspondencia remitida
• Documentos Oficiales en los que el causante es parte interesada.
• Artículos periodísticos escritos por el causante.
• Artículos periodísticos coleccionados por el causante.
• Artículos periodísticos escritos sobre el causante.
• Borradores y/o apuntes
• Telegramas
• Tarjetas
• Diario Personal
• Documentos Comerciales
• Documentos Judiciales
• Documentos Notariales
• Documentos Políticos
• Escrito por él y del causante (Discursos, Conferencias, otros)
• Escritos sobre el causante
• Fotografías, etc.
• Libros de Actas. Reuniones y/o Asambleas.
• Serie de notas.

Ordenamiento: Estas colecciones o archivos de tan variada composición pueden llegar ordenadas, aunque generalmente no es así. En ambos casos debe, ineludiblemente, respetarse su unidad. La unidad, en el caso de los archivos privados es identificable con el principio de la procedencia. La separación de elementos documentales del todo - que es el archivo o colección - origina un desmembramiento con el cual se pierde el reflejo de la personalidad del causante.

Dentro de esa unidad puede dársele un orden en legajos que constituyen pequeñas series, es decir que se integren por un mismo tipo documental. Ejemplos:

Correspondencia recibida

Correspondencia remitida

Recortes periodísticos de ....

Recortes periodísticos sobre...etc.

A la vez, cada uno de estos legajos recibirá un orden interno: alfabético, cronológico o ambos combinados. Una vez efectuada esta clasificación se procede al foliado completo de la colección.

Este sistema clasificatorio permite hacer una correcta descripción del contenido de la colección al reflejar en el Catálogo la variedad documental, fechas, nombres y/o cualquier otro elemento que favorezca la investigación

Tratamiento de las publicaciones: A éstas se procurará ubicarlas junto con toda la colección, a la vez que para permitir su uso independiente se ubicará una ficha de referencia en el catálogo bibliográfico que indicará la presencia en la obra de colección. Con esta norma se evita la pérdida del valor unitario del libro y se conserva la unidad de la colección.

En caso de que inevitables razones de uso justifiquen la ubicación de la pieza bibliográfica en la Sección Biblioteca del repositorio, es imprescindible dejar constancia de la extracción, tanto en los legajos como en el catálogo del archivo o colección. Idéntico criterio debe adoptarse con fotografías, mapas, sellos u otros objetivos que por sus características posean un valor intrínseco propio que mueva a registrarlo o ubicarlo fuera de la colección.

Registro de Archivos Privados y/o Particulares: Este se ubicará para aquellos archivos que estén en poder de instituciones culturales, económicas, políticas, etc. y constituir un medio de proteger la Archivología de cada una de ellas en beneficio de la investigación. Para organizarlo se remitirá a cada archivo una ficha registral que solicitará los siguientes datos: Nombre, Institución o Persona, domicilio, teléfono, personería, fines, documentación existente, tipo, años tope (más antiguo y más moderno), estado de conservación, estado de ordenamiento, de clasificación, existencia de auxiliares descriptivos, posibilidades de consulta y horario.

El archivo General de la Provincia será el encargado de llevar el Registro a la vez que proporcionará normas para la correcta conservación de los referidos archivos que permanecen en poder de las instituciones.